Spis treści
Nota odsetkowa to dokument księgowy stanowiący formalne żądanie zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie należności. Wystawiający (wierzyciel) może po nią sięgnąć, gdy płatność nie wpłynęła w ustalonym terminie lub wpłynęła po terminie. Podstawą prawną jest art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego: jeśli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody. Nota odsetkowa nie jest dokumentem obowiązkowym: wystawienie jej to prawo wierzyciela, nie obowiązek.
Czym jest nota odsetkowa?
Nota odsetkowa jest oficjalnym dokumentem księgowym skierowanym od wierzyciela do dłużnika. Potwierdza fakt opóźnionej płatności i wzywa do uiszczenia naliczonych odsetek. Może być wystawiona niezależnie od tego, czy faktura, do której się odnosi, została już opłacona (opóźniona), czy jeszcze nie.
Warunki wystawienia noty odsetkowej:
-
Wierzyciel dostarczył towar lub wykonał usługę zgodnie z umową.
-
Płatność za towar lub usługę nie wpłynęła w terminie określonym na fakturze lub w umowie.
Ważne: nota odsetkowa może być wystawiona nawet wtedy, gdy na fakturze nie umieszczono informacji o naliczaniu odsetek za opóźnienie. Prawo do odsetek wynika z przepisów Kodeksu cywilnego i nie musi być osobno zastrzegane w umowie.
Kiedy możesz otrzymać notę odsetkową?
Notę odsetkową można otrzymać w dwóch sytuacjach:
-
Zapłaciłeś po terminie – faktura została opłacona, ale po dacie wymagalności. Wierzyciel może naliczyć odsetki za każdy dzień opóźnienia i wysłać notę z żądaniem ich zapłaty.
-
Nie zapłaciłeś i dług nadal istnieje – nota odsetkowa jest wówczas częścią procesu windykacji i opisuje odsetki narastające do dnia zapłaty lub wystawienia dokumentu.
W kontekście prywatnym nota odsetkowa może dotyczyć m.in. nieopłaconej raty pożyczki, zaległego czynszu, rachunków za media, nieopłaconych usług czy towarów kupionych z odroczonym terminem płatności.
Jak obliczane są odsetki w nocie odsetkowej?
Wysokość odsetek zależy od tego, czy strony ustaliły odsetki umowne w umowie, czy obowiązują odsetki ustawowe. Aktualny poziom stopy referencyjnej NBP, od której zależą odsetki ustawowe, dostępny jest na stronie Narodowego Banku Polskiego.
|
Rodzaj odsetek |
Podstawa prawna |
Sposób obliczenia |
|---|---|---|
|
Ustawowe za opóźnienie |
Art. 481 § 2 k.c. |
Stopa referencyjna NBP + 5,5 pkt proc. |
|
Ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych |
Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych |
Uzależniony od statusu dłużnika (standardowo stopa referencyjna NBP + 10 pkt proc.) |
|
Umowne |
Zapis w umowie |
Uzgodniona przez strony (nie wyższa niż odsetki maksymalne za opóźnienie) |
|
Maksymalne za opóźnienie |
Art. 481 § 2(1) k.c. |
Dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie |
Jak oblicza się kwotę odsetek?
Wzór do obliczenia odsetek: (kwota zaległości × stopa odsetek × liczba dni opóźnienia) / 365.
Przykładowo: zaległość 5 000 zł, opóźnienie 30 dni, stopa odsetek ustawowych za opóźnienie 9,25% rocznie: (5 000 × 0,0925 × 30) / 365 = ok. 38 zł odsetek. Stawkę należy zawsze sprawdzać aktualnie, bo zmienia się wraz z decyzjami Rady Polityki Pieniężnej.
Co powinna zawierać nota odsetkowa?
Nota odsetkowa to dokument służący do udokumentowania i zakomunikowania naliczonych odsetek. Aby mogła być podstawą dochodzenia roszczeń, powinna zawierać:
-
Datę sporządzenia noty.
-
Dane wierzyciela (wystawcy noty) i dłużnika (adresata).
-
Podstawę naliczania odsetek: numer faktury lub umowy, kwotę zobowiązania, termin płatności.
-
Liczbę dni opóźnienia.
-
Zastosowaną stopę odsetek i jej podstawę prawną.
-
Wyliczoną kwotę odsetek.
-
Termin zapłaty odsetek.
-
Numer konta do zapłaty.
-
Podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty.
Czy trzeba zapłacić notę odsetkową?
Tak, o ile roszczenie rzeczywiście istnieje i roszczenie nie jest przedawnione. Prawo wierzyciela do odsetek za opóźnienie wynika wprost z Kodeksu cywilnego i nie wymaga dodatkowego zapisu w umowie.
Terminy przedawnienia roszczeń o odsetki za opóźnienie:
-
Gdy dłużnik zapłacił należność główną po terminie: odsetki przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym roszczenie o ich zapłatę stało się wymagalne (potwierdzone uchwałą 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 r., sygn. III CZP 42/04).
-
Gdy dłużnik wcale nie zapłacił należności głównej: roszczenie o odsetki również podlega co do zasady 3-letniemu terminowi przedawnienia, jednak przedawnia się najpóźniej wraz z roszczeniem głównym. Oznacza to, że jeżeli roszczenie główne przedawnia się wcześniej niż konkretna część odsetek, wraz z nim przedawniają się również związane z nim odsetki.
Czym różni się nota odsetkowa od wezwania do zapłaty?
Nota odsetkowa dotyczy wyłącznie odsetek za opóźnienie. Wezwanie do zapłaty odnosi się do całej należności głównej (nieopłaconej faktury, raty). Można je łączyć: wysłać wezwanie do zapłaty razem z notą odsetkową, która opisuje naliczone odsetki. Nota odsetkowa nie jest też tym samym co monit: monit to nieformalne przypomnienie o zaległości, nota odsetkowa to formalny dokument księgowy z obliczonymi odsetkami.
Czy można zakwestionować notę odsetkową?
Tak. Można kwestionować notę odsetkową w szczególności gdy:
-
Zaległość w rzeczywistości nie istnieje, bo płatność wpłynęła w terminie.
-
Obliczona kwota odsetek jest błędna, np. zastosowano błędną stopę lub liczbę dni.
-
Roszczenie jest przedawnione.
-
Nota nie zawiera wszystkich wymaganych elementów formalnych.
W przypadku sporu można skontaktować się bezpośrednio z wystawcą noty, by wyjaśnić rozbieżności, lub skonsultować sprawę z Biurem Rzecznika Finansowego, gdy dotyczy usług finansowych.
Najczęstsze pytania o notę odsetkową
Czy nota odsetkowa jest tym samym co faktura odsetkowa?
Nie w sensie ścisłym. Nota odsetkowa to dokument księgowy niebędący fakturą VAT. Dla większości transakcji B2B i B2C standardem jest nota odsetkowa (bez VAT).
Po ilu dniach opóźnienia można wystawić notę odsetkową?
Już następnego dnia po upływie terminu płatności. Prawo nie wymaga czekania: odsetki nalicza się od pierwszego dnia opóźnienia. W praktyce wiele podmiotów czeka kilka dni lub tygodni, jednak nie jest to wymóg prawny.
Co zrobić po otrzymaniu noty odsetkowej?
Należy sprawdzić, czy należność główna rzeczywiście była zapłacona po terminie i czy obliczona kwota odsetek jest prawidłowa. Jeśli wszystko się zgadza, trzeba uregulować odsetki w terminie wskazanym w nocie. Jeśli są błędy, należy skontaktować się z wystawcą i przedstawić swoje racje pisemnie.
Czy odsetki z noty odsetkowej można negocjować?
Prawo nie zabrania negocjacji. Wierzyciel może umorzyć część lub całość odsetek. W praktyce w relacjach długoterminowych lub przy jednorazowym opóźnieniu z jasną przyczyną część wierzycieli jest gotowa na rozmowę o redukcji kwoty noty.
Ile czasu wierzyciel ma na wystawienie noty odsetkowej?
Prawo nie narzuca terminu na wystawienie noty. Jedynym ograniczeniem jest przedawnienie roszczenia o odsetki: 3 lata od dnia, gdy stały się wymagalne (gdy dłużnik zapłacił po terminie) lub termin wynikający z przedawnienia roszczenia głównego (gdy dłużnik nie zapłacił wcale). Wierzyciel może więc wystawić notę w dowolnym momencie przed upływem terminu przedawnienia.
Źródła
-
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093
-
https://nbp.pl/polityka-pieniezna/decyzje-rpp/podstawowe-stopy-procentowe-nbp/
-
