Praca zdalna a domowy budżet – ukryte koszty i oszczędności

Praca zdalna może zmienić strukturę domowych wydatków bardziej, niż początkowo się wydaje. Z jednej strony odpadają regularne dojazdy do biura, opłaty parkingowe czy część wydatków ponoszonych poza domem. Z drugiej strony mieszkanie staje się miejscem pracy przez kilka lub kilkadziesiąt godzin tygodniowo, co może zwiększyć zużycie energii elektrycznej, ogrzewania i domowego wyposażenia.

Nie istnieje jednak jedna kwota, którą można określić jako przeciętną oszczędność z pracy zdalnej. Dla osoby codziennie dojeżdżającej samochodem kilkadziesiąt kilometrów różnica w miesięcznym budżecie może być wyraźna. Dla pracownika mieszkającego kilka minut od biura korzyść finansowa będzie znacznie mniejsza. Warto więc policzyć własny bilans, uwzględniając również koszty, które zgodnie z Kodeksem pracy powinien ponosić pracodawca.

Jak praca zdalna wpływa na domowy budżet?

Największa zmiana polega na przesunięciu części kosztów z dojazdów i wydatków poza domem na koszty związane z użytkowaniem mieszkania. Nie wszystkie dodatkowe wydatki obciążają jednak pracownika. Przy regularnej pracy zdalnej pracodawca ma obowiązki dotyczące między innymi narzędzi niezbędnych do pracy, energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Dlatego oceniając finansową opłacalność pracy z domu, warto oddzielić trzy grupy wydatków. Pierwsza to koszty, których pracownik faktycznie unika. Druga obejmuje dodatkowe wydatki gospodarstwa domowego. Trzecia to wydatki związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy, które mogą podlegać pokryciu przez pracodawcę.

Na czym można oszczędzić podczas pracy zdalnej?

Najbardziej oczywistą oszczędnością są dojazdy. Osoba korzystająca z samochodu może ograniczyć wydatki na paliwo, parking, opłaty drogowe oraz eksploatację auta. Przy komunikacji zbiorowej różnica zależy od rodzaju biletu. Jeżeli pracownik nadal kupuje bilet okresowy, bo korzysta z transportu również prywatnie, praca z domu nie musi oznaczać całkowitego wyeliminowania tego kosztu.

Zmienić mogą się także codzienne wydatki związane z pobytem poza domem. Kawa kupowana w drodze do biura, lunch w restauracji lub przekąski nie są koniecznym kosztem pracy stacjonarnej, ale dla części osób stanowią stałą pozycję w budżecie. Przy pracy z domu częściej można przygotować posiłek samodzielnie. Rzeczywista oszczędność zależy jednak od wcześniejszych zwyczajów i nie powinna być obliczana na podstawie jednej średniej kwoty.

Mniejsza liczba dojazdów może także ograniczyć tempo zużycia samochodu. Trudniej przeliczyć tę zmianę na konkretną miesięczną kwotę, ponieważ zależy między innymi od przebiegu, rodzaju pojazdu oraz wcześniejszej częstotliwości dojazdów.

Jakie dodatkowe koszty może powodować praca z domu?

Najłatwiej zauważyć wyższe zużycie energii. Komputer, dodatkowy monitor, oświetlenie i inne urządzenia działają przez kilka godzin dziennie w miejscu, które wcześniej mogło pozostawać puste. Zimą częściej potrzebne może być również ogrzewanie pomieszczenia przez cały dzień, a latem korzystanie z wentylatora lub klimatyzacji.

Nie należy jednak przyjmować, że praca zdalna automatycznie zwiększa rachunek za prąd o określony procent lub liczbę kilowatogodzin. Laptop może pobierać znacznie mniej energii niż rozbudowany komputer stacjonarny z kilkoma monitorami. Podobnie ogrzewanie mieszkania rozliczanego w ramach stałych opłat będzie wpływało na budżet inaczej niż indywidualny kocioł lub ogrzewanie elektryczne.

Przy ustalaniu rzeczywistego kosztu najlepiej porównać rachunki sprzed rozpoczęcia pracy z domu z późniejszymi okresami. Trzeba jednak uwzględnić sezonowość oraz zmiany cen energii, aby nie przypisać całej różnicy samej pracy zdalnej.

Czy pracodawca musi płacić za prąd i internet?

Przy regularnej pracy zdalnej Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy. Nie oznacza to zwrotu całego rachunku za prąd lub domowy internet. Rozliczenie powinno dotyczyć kosztu związanego z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Zasady ustalania należności powinny być określone w porozumieniu, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Przepisy nie określają jednej kwoty ryczałtu obowiązującej wszystkich zatrudnionych w Polsce.

Przy obliczaniu ekwiwalentu lub ryczałtu uwzględnia się między innymi normy zużycia energii, koszty usług telekomunikacyjnych, sposób korzystania z urządzeń oraz ich ceny rynkowe. Pracodawca nie może więc po prostu przyjąć dowolnej kwoty bez odniesienia do przewidywanych kosztów pracy z domu.

Czym różni się ryczałt od ekwiwalentu?

Kodeks pracy pozwala pracodawcy rozliczać określone wydatki związane z pracą zdalną w formie ekwiwalentu albo ryczałtu.

Ekwiwalent jest związany z wykorzystywaniem przez pracownika własnych materiałów lub narzędzi pracy, jeżeli strony uzgodniły takie rozwiązanie. Wysokość należności ustala się z pracodawcą z uwzględnieniem zasad wskazanych w przepisach.

Ryczałt może natomiast zastąpić obowiązek bezpośredniego pokrywania określonych kosztów lub wypłacania ekwiwalentu. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Nie ma więc podstaw do przyjmowania, że ustawowy ryczałt wynosi 100, 150 czy 250 zł miesięcznie. W jednej firmie kwota może być inna niż w drugiej, ponieważ zależy od przyjętego sposobu kalkulacji i zakresu pracy zdalnej.

Czy zwrot kosztów pracy zdalnej jest opodatkowany?

Zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi potrzebnych do pracy, pokrycie przewidzianych w przepisach kosztów oraz wypłata odpowiednio ustalonego ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że prawidłowo wypłacony ryczałt związany z kosztami pracy zdalnej nie jest traktowany w taki sam sposób jak dodatkowa część wynagrodzenia.

Ma to znaczenie również przy obliczaniu faktycznego wpływu pracy zdalnej na domowy budżet. Nie należy traktować ryczałtu jako dodatkowego zarobku. Jego zadaniem jest rekompensowanie wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków poza zakładem pracy.

Czy pracodawca musi kupić komputer i monitor?

Pracodawca powinien zapewnić materiały i narzędzia, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. W zależności od stanowiska może to oznaczać między innymi komputer, monitor lub inne urządzenia potrzebne do realizowania obowiązków.

Przepisy pozwalają jednak na korzystanie z własnych urządzeń pracownika, jeżeli strony tak ustalą i sprzęt spełnia wymagania dotyczące bezpieczeństwa pracy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje uzgodniony z pracodawcą ekwiwalent pieniężny.

Warto więc przed rozpoczęciem regularnej pracy zdalnej ustalić, jaki sprzęt zostanie przekazany przez firmę, a jakie prywatne urządzenia mogą być wykorzystywane. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik kupuje z własnych środków sprzęt, którego zapewnienie powinno wynikać z organizacji pracy po stronie pracodawcy.

Czy pracodawca musi zapewnić biurko i krzesło?

Nie ma ogólnego obowiązku, zgodnie z którym pracodawca zawsze musi kupić pracownikowi zdalnemu stół oraz krzesło. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że obowiązek taki może wynikać z regulaminu, porozumienia albo innych ustaleń dotyczących wykonywania pracy zdalnej, ale nie powstaje automatycznie na podstawie samego faktu pracy z domu.

Jednocześnie stanowisko pracy musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i ergonomii. Pracownik organizuje swoje stanowisko, uwzględniając te wymagania, a przed dopuszczeniem do pracy zdalnej potwierdza, że w uzgodnionym miejscu zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania obowiązków.

Przy stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowy przepisy określają między innymi wymagania dotyczące stołu, krzesła i ustawienia ekranu. Jeżeli pracownik korzysta z laptopa na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, przepisy wymagają również odpowiedniego ustawienia ekranu oraz dodatkowej klawiatury i myszy albo zastosowania stacjonarnego monitora.

Czy pracodawca zwraca koszty ogrzewania i wody?

Kodeks pracy wprost wskazuje obowiązek pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy. Nie przewiduje natomiast ogólnego obowiązku zwrotu kosztów wody, korzystania z prywatnej powierzchni mieszkania czy ogrzewania.

Takie dodatkowe wydatki mogą być pokrywane, jeżeli obowiązek ich zwrotu został przewidziany w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem.

Z punktu widzenia domowego budżetu oznacza to, że ogrzewanie może być jednym z kosztów faktycznie odczuwanych przez pracownika, szczególnie w mieszkaniu, które podczas pracy stacjonarnej pozostawało przez większą część dnia nieogrzewane lub ogrzewane w mniejszym stopniu.

Czym praca zdalna okazjonalna różni się od regularnej?

Kodeks pracy przewiduje pracę zdalną okazjonalną w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Od regularnej pracy zdalnej różni się ona między innymi zasadami dotyczącymi kosztów i sprzętu.

Pracownik wykonujący pracę zdalną okazjonalnie nie powinien więc automatycznie zakładać, że firma wypłaci mu ryczałt za internet lub energię za każdy dzień pracy z domu. Kodeks pracy wyłącza w tym przypadku część standardowych obowiązków dotyczących pokrywania kosztów.

Czy praca hybrydowa również daje prawo do pokrycia kosztów?

Praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy może być wykonywana całkowicie albo częściowo poza zakładem pracy. Model hybrydowy, w którym część tygodnia spędza się w domu, również może więc podlegać przepisom dotyczącym regularnej pracy zdalnej.

Koszty powinny być wtedy ustalone w sposób odpowiadający rzeczywistemu zakresowi wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Przepisy nie określają jednak sztywnej proporcji, według której pracownik wykonujący pracę w domu dwa dni w tygodniu otrzymuje dokładnie dwie piąte stawki przysługującej osobie pracującej zdalnie przez cały tydzień.

Sposób obliczenia powinien wynikać z zasad obowiązujących u danego pracodawcy i uwzględniać przewidywane koszty.

Jak policzyć, czy praca zdalna rzeczywiście się opłaca?

Najbardziej miarodajny wynik daje analiza własnych wydatków przed zmianą trybu pracy i po niej. Zamiast korzystać z ogólnopolskich średnich, można sprawdzić rzeczywisty miesięczny koszt dojazdów, parkingu i innych wydatków związanych z pracą stacjonarną.

Następnie warto porównać rachunki domowe. Trzeba uwzględnić przede wszystkim zmianę zużycia energii oraz ewentualny wzrost kosztów ogrzewania. Od dodatkowych wydatków związanych bezpośrednio z regularną pracą zdalną należy odjąć należności pokrywane przez pracodawcę.

Przykładowe zestawienie może wyglądać następująco:

Dopiero po takim porównaniu można ocenić, czy praca zdalna przynosi realną oszczędność. W jednym gospodarstwie największe znaczenie będą miały dojazdy, w innym ogrzewanie lub konieczność zorganizowania miejsca do pracy.

Jak ograniczyć koszty pracy zdalnej?

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie zasad obowiązujących u pracodawcy. Pracownik powinien wiedzieć, jakie urządzenia otrzyma, w jaki sposób obliczany jest ryczałt lub ekwiwalent oraz które dodatkowe koszty zostały uwzględnione w regulaminie pracy zdalnej.

W domowym budżecie warto osobno śledzić wydatki, które zmieniły się po przejściu na pracę z domu. Porównanie kilku rachunków pozwala łatwiej ustalić, czy wzrost kosztów jest trwały, czy wynika na przykład z sezonu grzewczego.

Nie należy natomiast kupować z własnych środków drogiego sprzętu potrzebnego wyłącznie do realizacji obowiązków służbowych bez wcześniejszego ustalenia tego z pracodawcą. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę określone obowiązki dotyczące niezbędnych materiałów i narzędzi.

Co zrobić, gdy domowy budżet zmienia się po przejściu na pracę zdalną?

Zmiana trybu pracy jest dobrym momentem na ponowne przeanalizowanie stałych wydatków. Oszczędność na dojazdach nie zawsze powinna być traktowana jako dodatkowa kwota do swobodnego wydania, ponieważ równolegle mogą wzrosnąć inne koszty mieszkania.

Jeżeli mimo uwzględnienia należnego zwrotu kosztów pojawia się jednorazowy nieplanowany wydatek konsumencki, można rozważyć dostępne sposoby jego sfinansowania. Pożyczka nie powinna jednak służyć do regularnego uzupełniania brakującej części miesięcznego budżetu, ponieważ oznacza kolejne zobowiązanie do spłaty.

KredytOK oferuje pożyczkę jednoratalną od 500 do 2000 zł (Rzeczywista Roczna Stopa Oprocentowania – 120,06%) oraz pożyczkę ratalną od 1000 do 20 000 zł (RRSO – 47,17%). Spłatę pożyczki ratalnej można rozłożyć na 4, 6, 12, 18, 24, 30, 36 lub 48 rat, przy czym dostępny wariant zależy od kwoty. Pożyczka 10 000 zł jest dostępna wyłącznie na 36 rat, natomiast pożyczka 20 000 zł wyłącznie na 48 rat i jest wypłacana przelewem na rachunek.

Pożyczki KredytOK nie są celowe. O przeznaczeniu środków decyduje klient. Udzielenie pożyczki jest uzależnione od pozytywnej oceny zdolności kredytowej.

Właścicielem marki KredytOK jest Capital Service S.A., która jest obecna na rynku od 1999 roku i jest wpisana do Rejestru Instytucji Pożyczkowych KNF.

Jak ocenić finansowe skutki pracy z domu?

Praca zdalna może zmniejszyć koszty dojazdów i część codziennych wydatków poza domem, ale nie można z góry założyć konkretnej rocznej oszczędności. Rzeczywisty wynik zależy od odległości od biura, sposobu podróżowania, rodzaju ogrzewania, posiadanego sprzętu oraz nawyków pracownika.

Przy regularnej pracy zdalnej część dodatkowych wydatków nie powinna pozostawać po stronie pracownika. Pracodawca ma obowiązek pokrywać między innymi koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków oraz zapewnić potrzebne narzędzia albo odpowiednio rozliczyć korzystanie ze sprzętu prywatnego.

Najlepszym sposobem oceny wpływu pracy zdalnej na domowy budżet jest więc porównanie własnych wydatków przed zmianą trybu pracy i po niej, z uwzględnieniem ryczałtu, ekwiwalentu oraz zasad przyjętych u konkretnego pracodawcy.

Źródła

1. ELI – Kodeks pracy
2. Gov.pl – Praca zdalna – pytania i odpowiedzi
3. Państwowa Inspekcja Pracy – Praca zdalna
4. PIP – stół i krzesło przy pracy zdalnej
5. ELI – stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe